Ein Wechsel der Webagentur gehört zu den schwierigsten Übergängen, die eine GmbH bewältigen muss. Läuft er schlecht, fehlen am Ende Quellcode und Zugänge zu Hosting-Konten, die Architektur ist undokumentiert, eine verärgerte Altagentur hinterlässt Stolperfallen, und Sie verlieren 3–6 Monate Produktivität. Läuft er gut, migrieren Sie sauber, und die neue Agentur arbeitet nach 4–8 Wochen produktiv.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie 2026 Ihre Webagentur tatsächlich wechseln: Anzeichen, dass es Zeit ist, eine Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Übergabe, den Transfer von Code, Zugangsdaten und Lizenzen, vertragliche Exit-Klauseln und die häufigsten Fehler beim Wechsel.
Woran erkennen Sie, dass es Zeit für einen Agenturwechsel ist?
Fünf wiederkehrende Signale aus der Praxis:
Das Tempo ist eingebrochen
Funktionen, die früher 2 Wochen dauerten, brauchen jetzt 6. Bugfixes, die Stunden dauerten, brauchen Tage. Das Team wächst nicht mit, oder die erfahrenen Leute vom Projektstart sind nicht mehr dabei.
Die Kommunikation hat nachgelassen
Langsame Antworten, unklare Statusberichte, verpasste Termine ohne Erklärung. Vertrauen ist der Treibstoff jeder Agenturbeziehung – ist es einmal weg, kommt es selten zurück.
Die Kosten steigen ohne Änderung des Umfangs
Erhöhte Stundensätze, Gebühren für „zusätzliche Discovery“, Abrechnung von Scope Creep. Zahlen Sie für vergleichbare Leistung 50 % mehr als vor 12 Monaten, ist die Beziehung nicht mehr fair.
Die Qualität hat nachgelassen
Fehler im Live-System, Performance-Einbußen, Sicherheitslücken (siehe unseren Leitfaden für gehackte WordPress-Seiten). Einzelne Vorfälle sind normal, ein Muster ist ein Warnsignal.
Sie sind der Agentur entwachsen
Ihre Anforderungen (z. B. Konzerngröße, regulatorische Vorgaben) passen nicht mehr zu den Fähigkeiten der Agentur (z. B. kleines Boutique-Team). Das ist nicht immer deren Schuld – Sie sind einfach gewachsen.
Treten zwei oder mehr Signale über mindestens 3 Monate konstant auf, ist es Zeit, einen Wechsel zu planen.
Wann ist ein Wechsel verfrüht?
Drei Signale, die zur Vorsicht mahnen:
- Ein schlechter Sprint oder ein einzelner schwerer Bug ist kein Grund für einen Wechsel.
- Kommunikationsprobleme, die Sie gegenüber der Agentur noch nicht klar angesprochen haben (geben Sie ihr zuerst die Chance, nachzubessern).
- Sie wechseln, um Geld zu sparen, und die neue Agentur ist für denselben Umfang deutlich günstiger – das bedeutet meist geringere Qualität oder versteckte Kompromisse.
Mehr zur Auswahl lesen Sie in unserem Ratgeber zur Wahl einer Webagentur.
Wie bereiten Sie den Wechsel vor, bevor Sie die Altagentur informieren?
Fünf stille Schritte:
1. Bestandsaufnahme Ihrer Assets
Quellcode, Designdateien, Zugangsdaten, Konten, Lizenzen, Dokumentation und Drittanbieterdienste. Wo liegt was? Auf wessen Konto läuft es?
2. Abhängigkeiten erkennen
Was weiß nur die Agentur? Architekturentscheidungen, Geschäftslogik, Kundenhistorie, Korrekturen nach dem Launch? Schreiben Sie auf, was verloren ginge, wenn die Agentur morgen aufhören würde.
3. Den Vertrag prüfen
Exit-Klauseln, Übergabeprozess, Übertragung der Nutzungsrechte und Kündigungsfrist. Prüfen Sie, was Ihr bestehender Vertrag regelt – siehe unseren Ratgeber zum Webentwicklungsvertrag.
4. Die neue Agentur diskret auswählen
Prüfen Sie 3–5 Kandidaten mit Referenzen und Demos, bevor die Altagentur von Ihrem Wechsel erfährt. Die meisten Agenturen bleiben professionell, manche werden aber weniger hilfsbereit, sobald sie wissen, dass sie den Kunden verlieren.
5. Budget und Zeitplan für den Wechsel festlegen
Realistisch: 4–10 Wochen Übergang mit 20–50 % Mehrkosten gegenüber dem Normalbetrieb während der Überschneidung.
Wie läuft der Agenturwechsel konkret ab?
Ein Prozess in 10 Schritten:
Schritt 1: Formelle Kündigung
Gemäß der vertraglichen Kündigungsfrist (üblich: 30–90 Tage). Schriftlich, datiert und per Einschreiben zur Dokumentation.
Schritt 2: Übergabe-Meeting
Innerhalb von 7 Tagen nach der Kündigung. Altagentur, neue Agentur und Ihr Team. Legen Sie Umfang, Zeitplan und Ergebnisse der Übergabe fest.
Schritt 3: Inventur und Audit
Die Altagentur erstellt eine dokumentierte Übersicht: Speicherorte des Quellcodes, Architekturdiagramme, eingesetzte Dienste, Drittanbieter-Integrationen, Zugangsdaten und Lizenzen.
Schritt 4: Quellcode- und Git-Transfer
Der gesamte Code gehört in Ihr eigenes Git-Konto. Falls Sie keines haben, richten Sie es vor diesem Schritt ein. Die Altagentur pusht alle Branches, Tags und die komplette Historie.
Schritt 5: Übergabe der Zugangsdaten
Alle Zugänge zu Hosting, Domain, Zahlungsanbieter, E-Mail, Analytics und Monitoring werden auf Ihr Konto übertragen. Setzen Sie nach Abschluss alle Passwörter zurück.
Schritt 6: Übergabe der Dokumentation
Architekturentscheidungen, Deployment-Prozess, Runbook für typische Abläufe, Details zu Drittanbieter-Integrationen, bekannte Probleme und geplante Arbeiten.
Schritt 7: Übergabe der Designdateien
Figma- (oder andere) Quelldateien werden in das Konto Ihres Teams übertragen. Asset-Bibliotheken, Designsystem-Dateien, Icons, Illustrationen.
Schritt 8: Lizenztransfer
Plugin-Lizenzen, Premium-Theme-Lizenzen, Drittanbieter-Tools – alles wird auf Konten der GmbH übertragen (oder neu gekauft). Prüfen Sie, welche noch auf den Namen der Agentur laufen.
Schritt 9: Wissenstransfer-Sessions
3–6 Sessions, in denen die Altagentur dem neuen Team Codebasis, Architektur und Historie erklärt. Für später aufgezeichnet.
Schritt 10: Hypercare-Phase
Die Altagentur steht 30–60 Tage nach der Übergabe für Fragen zur Verfügung. Die neue Agentur übernimmt den Tagesbetrieb. Die Schlussrechnung wird am Ende der Hypercare-Phase beglichen.
Welche Zugangsdaten und Assets müssen übertragen werden?
Die vollständige Liste:
Hosting und Infrastruktur
Konto beim Domain-Registrar, Hosting-Konto (Hetzner, Mittwald, Raidboxes, AWS usw.), DNS-Einträge, SSL-Zertifikate, CDN-Konto, Monitoring-Dienste.
Code und Versionsverwaltung
Git-Repository (GitHub, GitLab, Bitbucket). Alle Branches, Tags und die komplette Historie.
Deployment und CI/CD
Build-Pipeline, Deployment-Skripte, Secrets-Management und Umgebungsvariablen.
Drittanbieterdienste
E-Mail-Versand (SendGrid, Postmark), Analytics (GA4, Plausible, Matomo), Zahlungsanbieter (Stripe, Mollie, PayPal), Kundensupport (Userlike, Crisp), Fehler-Tracking (Sentry), CRM und Marketing-Automation.
Plugin- und Theme-Lizenzen
WordPress-Plugins, Premium-Themes, Designsystem-Tools – prüfen Sie, auf wessen Konto jede Lizenz läuft.
Designdateien
Figma (oder Sketch/XD), Markenassets, Schriftlizenzen, Bildbibliothek, Icon-Bibliothek, Videomaterial.
Dokumentation
README-Dateien, Architekturdokumentation, Deployment-Runbook, Onboarding-Unterlagen.
Kommunikationsarchive
Slack- oder Teams-Kanäle mit der Altagentur – exportieren Sie diese, wenn sie Entscheidungen oder Dokumentation enthalten.
Wie lange dauert die Übergabe tatsächlich?
Realistische Zeitrahmen:
- Kleine Website (Unternehmensseite, Single-Tenant-SaaS): 2–4 Wochen
- Mittelgroßes SaaS- / Multi-Tenant-Produkt: 6–10 Wochen
- Komplexe Unternehmensplattform: 12–24 Wochen
Planen Sie ein: 20–50 % Mehrkosten während der Überschneidung (Sie bezahlen beide Agenturen) und 4–8 Wochen langsamere Entwicklung, während sich die neue Agentur einarbeitet.
Was kostet ein Agenturwechsel?
Realistische Spannen für den Wechsel selbst (Stand 2026):
- Selbst gesteuerter Wechsel (kleine Website): 0–3.000 € Mehraufwand
- Von der Agentur geführter Wechsel (mittelgroß): 8.000–25.000 €
- Wechsel im Konzernumfeld mit externer Projektleitung: 25.000–80.000 €+
Einen breiteren Kostenüberblick finden Sie in unserem Ratgeber zu den Kosten der Webentwicklung in Deutschland.
Wie gehen Sie professionell mit der Altagentur um?
Drei Dinge sind entscheidend:
Direkt und rechtzeitig kommunizieren
Informieren Sie die Agentur, sobald die Entscheidung feststeht. Zögern Sie es nicht hinaus. Mit der Nachricht kann sie umgehen – nicht aber damit, es von Dritten zu erfahren.
Den Vertrag einhalten
Begleichen Sie offene Rechnungen. Halten Sie die Kündigungsfrist ein. Versuchen Sie nicht, ungenutzte Retainer-Gebühren zurückzufordern, wenn der Vertrag das nicht vorsieht.
Die Tür offen lassen
Manchmal ist die beste Agentur für Ihr nächstes großes Projekt genau die, die Sie gerade verlassen haben – wenn deren Team gewachsen ist oder sich Ihre Anforderungen erneut geändert haben. Brechen Sie keine Brücken ab.
Wie gelingt das Onboarding der neuen Agentur?
Fünf bewährte Vorgehensweisen:
Echten Kontext geben
Nicht nur Zugriff auf den Code, sondern Kontext zu Geschäft, Kunden, Entscheidungen und Historie. Wie viel die neue Agentur in den ersten 30 Tagen leistet, hängt davon ab, wie viel Kontext Sie übergeben.
Erfolgskriterien festlegen
Wie sieht ein „erfolgreicher Wechsel“ aus? Ein Entwicklungstempo wie im Durchschnitt der letzten 6 Monate der Altagentur? Keine Regressionen? Definieren und messen Sie es.
Einen schnellen Erfolg in Woche 4 einplanen
Eine sichtbare, wertvolle Funktion, die schnell live geht. Das schafft Vertrauen und zeigt, was die neue Agentur kann.
Neue Regeln dokumentieren
Rhythmus der Statusberichte, Eskalationsweg, Entscheidungsbefugnisse – halten Sie das ab der ersten Woche fest. Siehe unseren Ratgeber zum Projektmanagement in der Webentwicklung.
3–4 Monate bis zum vollen Tempo einplanen
Selbst bei einer sehr guten Übergabe muss sich das neue Team erst einarbeiten.
Welche Fehler machen GmbHs beim Agenturwechsel am häufigsten?
Vier Muster:
Kein Quellcode im eigenen Git der GmbH
Der häufigste und teuerste Fehler. Der Code liegt im Git-Konto der Altagentur. Für die Übergabe muss sie ihn in Ihr Konto pushen – was sie bei angespanntem Verhältnis verzögern kann.
Plugin-Lizenzen auf den Namen der Agentur
Bei der Übergabe stellen Sie fest, dass 15 Premium-WordPress-Plugins über das Konto der Altagentur lizenziert sind. Die neue Agentur erhält keine Updates, ohne neue Lizenzen zu kaufen.
Keine Dokumentation
Die Altagentur hatte alles im Kopf. Jetzt haben Sie eine Codebasis mit 200 Dateien und keinen Plan.
Keine Hypercare-Phase
Die Altagentur wird am Tag nach der Übergabe abgeschnitten. Zwei Wochen später tritt ein Problem im Live-System auf, und niemand, der das System kennt, ist erreichbar.
Weitere betriebliche Aspekte finden Sie in unserem Ratgeber zu WordPress-Wartungskosten und unserem Ratgeber zur WordPress-Backup-Strategie.
Sie brauchen Unterstützung beim Agenturwechsel?
Wenn Sie über einen Wechsel Ihrer Webagentur nachdenken und 30 Minuten über die Planung, die wichtigsten Punkte der Übergabe oder die Prüfung der neuen Agentur sprechen möchten, buchen Sie einen Termin oder senden Sie uns die Details über unsere Kontaktseite.
Häufige Fragen
Eingebrochenes Tempo, schlechtere Kommunikation, steigende Kosten ohne Änderung des Umfangs, sinkende Qualität und nicht mehr passende Fähigkeiten. Zwei oder mehr dieser Signale über mindestens 3 Monate sind der Auslöser.
Kleine Website: 2–4 Wochen. Mittelgroße Projekte: 6–10 Wochen. Konzernplattformen: 12–24 Wochen. Planen Sie die Mehrkosten während der Überschneidung ein.
Kleine Website in Eigenregie: 0–3.000 € Mehraufwand. Agenturgeführt, mittelgroß: 8.000–25.000 €. Konzernumfeld: 25.000–80.000 €+.
Regelt Ihr Vertrag die Übertragung der Nutzungsrechte (das sollte er – siehe unseren Ratgeber zum Webentwicklungsvertrag), ist die Agentur verpflichtet, den Code in Ihr Git-Konto zu pushen. Weigert sie sich, eskalieren Sie gemäß der Streitbeilegungsklausel im Vertrag.
Dokumentieren Sie alles schriftlich und verweisen Sie auf die Vertragsklauseln. Blockiert sie weiter, beauftragen Sie einen Rechtsanwalt für IT-Recht – eine verweigerte Übergabe verstößt oft gegen übliche Vertragsbedingungen.
Ja, 2–4 Wochen Überschneidung sind sinnvoll. Die neue Agentur lernt die Codebasis kennen, während die alte noch für Fragen erreichbar ist.
Ja, ehrlich. Vielleicht nimmt sie das Feedback für künftige Kunden mit. Erwarten Sie aber keine lange Rechtfertigung – bleiben Sie klar und professionell.
Keine Dokumentation und kein eigenes Git der GmbH. Ohne beides muss die neue Agentur ein System rekonstruieren, das die Altagentur nur im Kopf hatte.
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