Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind das Regelwerk der Finanzverwaltung für digitale Geschäftsunterlagen. Für einen deutschen Shopify-Shop legen die GoBD fest, wie Rechnungen erstellt werden, welche Daten aufbewahrt werden müssen, wie lange das gilt und welche Nachweise Sie bei einer Betriebsprüfung vorlegen.
Die meisten deutschen Shopify-Shops sind 2026 teilweise GoBD-konform, haben aber konkrete Lücken. Meist betrifft das die Verfahrensdokumentation, die lückenlose Rechnungsnummerierung oder die konsequente zehnjährige Aufbewahrung. Dieser Ratgeber zeigt, was GoBD-Konformität in Shopify tatsächlich erfordert und wie Sie sie erreichen.
Die Inhalte dienen der Information und sind keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die konkrete Umsetzung ziehen Sie einen Steuerberater hinzu.
Was verlangen die GoBD konkret?
Sechs Grundprinzipien, angewendet auf den Shopify-Betrieb:
1. Ordnungsmäßigkeit
Aufzeichnungen müssen systematisch, geordnet und nachprüfbar sein. Jede Bestellung hat eine eindeutige Referenz, jede Rechnung eine fortlaufende Nummer, jede Transaktion wird protokolliert.
2. Vollständigkeit
Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst. Es fehlen keine Bestellungen, keine Rechnungen und keine Erstattungen.
3. Richtigkeit
Die Aufzeichnungen geben die tatsächlichen Vorgänge korrekt wieder. Vergangene Rechnungen werden nicht ohne Prüfpfad verändert.
4. Zeitgerechtigkeit
Aufzeichnungen werden zeitnah erstellt. Rechnungen entstehen nahe am Zeitpunkt der Transaktion, nicht Wochen später.
5. Nachvollziehbarkeit
Ein Betriebsprüfer kann den Weg von den Rohdaten über die Rechnung bis zur Steuererklärung nachverfolgen.
6. Unveränderbarkeit
Eine ausgestellte Rechnung darf nicht stillschweigend geändert werden. Änderungen erfordern ein Korrekturdokument oder einen Vermerk.
Was verlangen die GoBD speziell für Rechnungen?
Acht Pflichtangaben nach § 14 UStG und GoBD:
- Fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos)
- Rechnungsdatum
- Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Vollständige Angaben zum Verkäufer (Firmenname, Anschrift, USt-ID bzw. Steuernummer, falls keine USt-ID vorhanden)
- Vollständige Angaben zum Käufer (Name, Anschrift)
- Menge und Bezeichnung der Waren oder Leistungen
- Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag
- Angewandter Steuersatz
Zusätzlich bei B2B-Reverse-Charge innerhalb der EU: „Reverse Charge gem. § 13b UStG“.
Wie lassen sich GoBD-konforme Rechnungen in Shopify erstellen?
Die Standard-Bestellbestätigung von Shopify ist KEINE GoBD-konforme Rechnung. Sie benötigen eine der folgenden Lösungen:
Option 1: Sufio (am weitesten verbreitet)
Erstellt automatisch GoBD-konforme Rechnungen: fortlaufende Nummerierung, deutsches Rechnungsformat, PDF-Erstellung, Versand per E-Mail an den Kunden. 0–39 € pro Monat.
Option 2: Order Printer Templates
Anpassbare Vorlagen. Erfordert mehr Konfiguration, ist dafür flexibel.
Option 3: eMagicOne
Alternative Rechnungs-App mit Unterstützung deutscher Vorgaben.
Option 4: Integration mit Lexware Lexoffice, sevDesk oder FastBill
Bestellungen werden mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert, die die Rechnungen erstellt. Das sorgt für eine engere Anbindung an die Buchhaltung.
Für die meisten deutschen Shopify-Shops ist Sufio plus Lexware-Lexoffice-Integration der Standard.
Worauf kommt es bei fortlaufenden Rechnungsnummern an?
Ein kritischer Punkt, bei dem schnell Fehler passieren:
Fortlaufend und lückenlos
Rechnungsnummern müssen aufeinanderfolgen: 1001, 1002, 1003, ohne Sprünge. Stornieren Sie Rechnung 1002, müssen Sie sie trotzdem dokumentieren (Stornobeleg).
Kontinuität über Systemwechsel hinweg
Wechseln Sie die Rechnungs-App, muss die Nummerierung dort weitergehen, wo sie aufgehört hat. Setzen Sie sie nicht auf 1 zurück.
Nummerierung bei mehreren Shops
Bei Multi-Store-Setups mit Shopify Plus hat in der Regel jeder Shop einen eigenen Nummernkreis. Dokumentieren Sie das Schema in der Verfahrensdokumentation.
Jahrespräfix ist zulässig
„2026-1001, 2026-1002“ ist zulässig, solange die Nummern innerhalb des Präfixes fortlaufend sind.
Was ist die Verfahrensdokumentation und warum ist sie wichtig?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihre Prozesse, unter anderem:
- wie Ihr E-Commerce-Prozess von der Bestellung über die Rechnung bis zur Buchhaltung abläuft
- welche Systeme beteiligt sind (Shopify, Sufio, Lexware usw.)
- wie Daten zwischen diesen Systemen fließen
- wie Unterlagen aufbewahrt werden
- wer in jedem Schritt Zugriff hat
- wie Fehler behandelt werden
Warum sie wichtig ist
Bei einer Betriebsprüfung bittet der Prüfer: „Erklären Sie mir Ihren Prozess.“ Mit einer klaren Dokumentation verläuft die Prüfung reibungslos. Ohne sie kann der Prüfer Ihre Buchführung verwerfen.
Wie umfangreich sollte sie sein?
Für einen typischen Shopify-Shop eines KMU 10–40 Seiten. Vorlagen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
Wer erstellt sie?
Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Aktualisieren Sie sie bei jeder Systemänderung.
Was bedeutet die zehnjährige Aufbewahrungspflicht?
Die GoBD verlangen eine Aufbewahrung von 10 Jahren für:
- alle ausgestellten Rechnungen (Verkäufe)
- alle erhaltenen Rechnungen (Einkäufe)
- Bestelldaten
- Erstattungsbelege
- steuerrelevante Korrespondenz
- die Verfahrensdokumentation selbst
Wo werden die Unterlagen gespeichert?
Ein zweistufiger Ansatz:
- Aktiv in Shopify, Sufio und Lexware für das laufende Jahr und die letzten Jahre
- Archiviert in einem Cloud-Speicher in der EU für ältere Unterlagen (Hetzner Storage Box, IONOS HiDrive, deutsches Rechenzentrum)
Format
PDFs mit GoBD-konformen Metadaten. Digitale Signaturen sind hilfreich, für Rechnungen aber nicht zwingend erforderlich.
Zusammenspiel mit der DSGVO
Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, greift Art. 17 DSGVO. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach GoBD hat für steuerrelevante Unterlagen jedoch Vorrang vor der Löschung. Pseudonymisieren Sie den Kundendatensatz und bewahren Sie die Rechnung auf. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur DSGVO in Shopify.
Wie richten Sie einen GoBD-konformen Shopify-Shop Schritt für Schritt ein?
Schritt 1: Sufio (oder eine Alternative) installieren
Über den Shopify App Store. Hinterlegen Sie Ihre Unternehmensdaten und Rechnungsvorlagen.
Schritt 2: Fortlaufende Nummerierung konfigurieren
Sufio-Einstellungen → Format der Rechnungsnummer. Legen Sie die Startnummer fest, etwa im Format „2026-1001“.
Schritt 3: Rechnungsinhalt nach § 14 UStG konfigurieren
Alle acht Pflichtangaben müssen enthalten sein. Prüfen Sie dies anhand der deutschen Vorlage von Sufio.
Schritt 4: Integration mit Lexware Lexoffice, sevDesk oder FastBill einrichten
Eine Konnektor-App verbindet Shopify mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Bestellungen werden dort als Rechnungen übernommen.
Schritt 5: E-Mail-Versand konfigurieren
Die Rechnung wird als PDF zusammen mit der Bestellbestätigung an den Kunden gesendet.
Schritt 6: Archivspeicher einrichten
Verbinden Sie Sufio und Ihre Buchhaltungssoftware mit einem Cloud-Speicher in der EU für die zehnjährige Aufbewahrung. Häufig übernimmt das die Buchhaltungssoftware selbst.
Schritt 7: Verfahrensdokumentation erstellen
Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Dokumentieren Sie den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zur Steuererklärung.
Schritt 8: Jährlich prüfen
Jährliche Überprüfung mit dem Steuerberater. Stellen Sie sicher, dass der Prozess noch der Verfahrensdokumentation entspricht, und aktualisieren Sie diese bei Systemänderungen.
Welche GoBD-Fehler machen deutsche Shopify-Shops am häufigsten?
Fünf typische Muster:
Keine fortlaufende Nummerierung
Bestellnummern werden als Rechnungsnummern verwendet. Bestellungen können gelöscht werden, wodurch Lücken entstehen. Nutzen Sie die eigene Rechnungsnummerierung von Sufio.
Fehlende Verfahrensdokumentation
Alles funktioniert bis zur Betriebsprüfung. Der Prüfer verlangt die Prozessdokumentation, und es gibt keine. Prüfungsfeststellungen sind die Folge.
Nachlässige zehnjährige Aufbewahrung
Ein App-Wechsel mitten im Jahr, und der Zugriff auf alte Rechnungen geht verloren. Exportieren Sie Ihre Daten immer, bevor Sie eine steuerrelevante App deaktivieren.
Stillschweigende Änderung alter Rechnungen
Ein Kunde bittet um eine Rechnungskorrektur, und ein Admin ändert das Original. Das verstößt gegen die Unveränderbarkeit. Stellen Sie stattdessen ein Korrekturdokument aus.
Fehlende Schulung des Teams
Das Kundenservice-Team ändert Rechnungen spontan, ohne die GoBD-Folgen zu kennen. Schulen Sie Ihr Team oder schränken Sie die Berechtigungen ein.
Wie wirkt sich GoBD-Konformität auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater aus?
Eine saubere GoBD-Umsetzung senkt die Kosten für den Steuerberater deutlich:
- Saubere Unterlagen → weniger Nacharbeit in der Buchhaltung
- Fortlaufende Nummerierung → einfacher Abgleich
- Lexware-Integration → automatisierte Buchhaltung
- Dokumentierte Prozesse → reibungslose Betriebsprüfung
Für die meisten deutschen Shopify-KMU gilt: Wer 100–400 € pro Monat in GoBD-konforme Tools investiert, spart über 500–2.000 € pro Monat an Steuerberaterkosten.
Wann sollten Sie einen Steuerberater beauftragen?
Falls Sie noch keinen haben: Beauftragen Sie einen, BEVOR Ihr Shopify-Umsatz nennenswert wird. Typische Honorare:
- Kleiner Shop (0–100.000 € Umsatz): 100–400 € pro Monat
- Mittelgroßer Shop (100.000 € – 1 Mio. €): 400–1.500 € pro Monat
- Größerer Shop (ab 1 Mio. €): 1.500–5.000 € und mehr pro Monat
Ein Steuerberater mit E-Commerce-Erfahrung ist deutlich mehr wert als ein Generalist. Fragen Sie gezielt nach Erfahrung mit Shopify oder WooCommerce.
Das Regelwerk der Finanzverwaltung für digitale Unterlagen. Es umfasst Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
Nicht standardmäßig. Nutzen Sie Sufio, Order Printer Templates, eMagicOne oder eine Integration mit Lexware, sevDesk oder FastBill.
In der Regel einmalig 500 bis 3.000 € mit Ihrem Steuerberater, zuzüglich einer geringeren Gebühr für die jährliche Überprüfung.
10 Jahre gemäß GoBD und § 147 AO. Archivieren Sie ältere Jahrgänge in einem Cloud-Speicher in der EU.
Die GoBD-Aufbewahrungspflicht hat bei Steuerunterlagen Vorrang vor der Löschung. Pseudonymisieren Sie die Kundendaten und bewahren Sie die Rechnung auf.
Nein. Stellen Sie eine Korrekturrechnung aus (Storno plus neue Rechnung), damit der ursprüngliche Beleg erhalten bleibt.
Eine Prüfung durch das Finanzamt, die 3 bis 5 Jahre an Unterlagen umfasst. Mit sauberer GoBD-Umsetzung verläuft sie reibungslos.
Die meisten Shops nutzen beides: Sufio für Rechnungen, Lexware für die Buchhaltung. Sufio-Rechnungen fließen automatisch in Lexware.
Sie brauchen Unterstützung bei der GoBD-Umsetzung in Shopify?
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